7 tipos de descripción de datos

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Las empresas utilizan muchos tipos de clasificación de datos para organizar y categorizar sus datos según su contenido, sensibilidad e importancia. Este proceso ayuda a administrar y proteger los datos mediante la asignación de etiquetas o rótulos que indican el nivel de confidencialidad, integridad y disponibilidad asociada con la información relevante.

Si bien algunos tipos de clasificación de datos pueden ser más adecuados para ciertos casos de uso o aplicaciones, cada tipo de clasificación de datos comparte el objetivo común de garantizar que sus datos se almacenen de manera adecuada, segura y solo sean accesibles para personas autorizadas. Hemos detallado los siete tipos más comunes de clasificación de datos para ayudarlo a comprender sus diferencias y cómo puede aplicarlos a sus necesidades de datos.

Informacion General

Los datos públicos se refieren a información que intencionalmente se pone a disposición de todos. Estos datos no tienen restricciones de acceso y no suponen riesgos significativos si se divulgan. Este tipo de distribución de datos suele estar destinado a una distribución amplia, como anuncios en un tablón de anuncios público.

Ejemplos de datos generales:

• Publicaciones de agencias gubernamentales, como informes oficiales o datos del censo.
• Recursos educativos como artículos de investigación, apuntes de conferencias y trabajos de curso comunes.
• Estudios de investigación, artículos y reseñas de revistas de acceso abierto.

Organizaciones que recopilan datos públicos:

• Agencias gubernamentales
• organizaciones no gubernamentales
• instituciones de investigación
• agencias de medios

Datos internos

Los datos internos son un tipo de clasificación de datos para información destinada a un uso específico dentro de su organización. Puede contener información confidencial o datos no confidenciales que no están destinados a la divulgación pública. Los datos internos incluyen detalles relacionados con sus operaciones, procesos y activos comerciales. Está protegido y restringido al personal autorizado dentro de su organización.

Puede pensar en los datos internos como información en su computadora personal o teléfono. Puedes compartirlo de forma selectiva, pero no es gratis para todos.

Ejemplos de datos internos:

• Información de los empleados, como registros personales, nóminas, evaluaciones de desempeño e identificaciones de empleados.
• Información financiera confidencial, datos presupuestarios, estados financieros, registros de transacciones.
• Información relacionada con patentes, marcas registradas, secretos comerciales y otras formas de propiedad intelectual.
• Planes de negocios, estrategias de marketing, análisis competitivo.
• Información sobre procesos internos, información de la cadena de suministro, procesos de producción.

Organizaciones que poseen datos internos:

• Tanto pequeñas como grandes empresas
• Organizaciones de administraciones nacionales, locales y regionales.
• Instalaciones de salud como hospitales y clínicas.
• Bancos, cooperativas de crédito y proveedores de servicios financieros.
• Instituciones de investigación y desarrollo.

Información confidencial

Un subconjunto de datos internos, los datos confidenciales, contienen información altamente confidencial que requiere estrictas medidas de seguridad. Este tipo de clasificación de datos suele venir acompañado de estrictos controles de acceso para evitar la divulgación o el acceso no autorizado. Los datos confidenciales pueden ser información que, si se divulga, podría tener efectos adversos significativos en las operaciones, la reputación o la seguridad de su organización.

Básicamente, estos datos se pueden comparar con información bajo llave. El objetivo es mantenerlo seguro, preservar su integridad y evitar errores.

Ejemplos de datos confidenciales:

• Secretos comerciales o información competitiva; Fórmulas patentadas, procesos de fabricación, estrategias comerciales.
• Propuestas financieras detalladas, planes de fusiones y adquisiciones, acuerdos financieros no divulgados
• Información de identificación personal (PII), como números de Seguro Social, detalles de tarjetas de crédito o información de salud personal.
• Acuerdos de confidencialidad legal, contratos, asesoramiento legal.
• Credenciales de acceso, claves de cifrado, información relacionada con la seguridad
• Detalles relacionados con investigaciones internas, como mala conducta de los empleados.
• Los datos confidenciales de la investigación aún no están listos para su divulgación pública

Organizaciones que reciben datos confidenciales:

• Agencias de inteligencia gubernamentales
• Bancos, sociedades de inversión y organizaciones financieras.
• Organizaciones de atención médica como hospitales, compañías farmacéuticas e instituciones de investigación médica.
• Empresas que desarrollan tecnologías avanzadas
• Bufetes de abogados

Datos limitados

Los datos restringidos son información que tiene restricciones de acceso adicionales más allá de lo que se considera confidencial, a menudo debido a regulaciones legales, obligaciones contractuales o una mayor sensibilidad. Al igual que algunos tipos de intercambio de datos, requiere controles más estrictos y puede estar sujeto a requisitos de cumplimiento especiales.

Acceder a este tipo de datos es como tener una sección VIP en un evento: no todos están presentes; sólo podrán ingresar aquellos con las credenciales o autorización apropiadas.

Ejemplos de datos prohibidos:

• Estados financieros detallados, información presupuestaria, registros de nómina.
• Información confidencial relacionada con la propiedad intelectual, como patentes, secretos comerciales o algoritmos propietarios.
• Información secreta, incluidos detalles de seguridad nacional, informes de inteligencia o estrategias militares.
• Registros médicos de pacientes que incluyen historial médico detallado, planes de tratamiento o información de salud confidencial.
• Contratos legales, acuerdos, privilegio abogado-cliente.
• Datos recopilados en estudios de investigación que involucran sujetos humanos.
• Información de empleados, evaluaciones de desempeño, acciones disciplinarias.
• Contratos comerciales, contratos comerciales, negociaciones.

Organizaciones que reciben datos restringidos:

• agencias de seguridad nacional
• Instituciones de salud
• Instituciones financieras y bancos.
• Firmas Legales
• Las organizaciones de I+D desarrollan tecnologías patentadas

Información personal

Si bien las organizaciones suelen utilizar otros tipos de clasificación de datos, los datos privados pertenecen a un individuo. Esta información es muy personal y no es para uso público.

Los datos privados se pueden combinar con su diario personal. El acceso a estos datos está estrictamente controlado y está destinado únicamente a sus ojos.

Ejemplos de datos personales:

• Identificadores personales, como información como nombres, números de seguro social, números de pasaporte y números de licencia de conducir.
• Información del contacto
• Información financiera personal, números de cuentas bancarias, detalles de tarjetas de crédito, transacciones financieras
• Registros médicos, detalles del tratamiento y otros datos relacionados con la salud.
• Huellas dactilares, escáneres de retina y otros identificadores biométricos
• Información sobre preferencias personales, hábitos y elecciones de estilo de vida.

Organizaciones que recopilan datos personales:

• Hospitales, clínicas y proveedores de atención médica.
• Instituciones financieras
• Vendedores en línea
• Empresas de Telecomunicaciones
• departamentos de RRHH

Datos críticos

Los datos críticos son esenciales para el funcionamiento y la supervivencia de una organización. El acceso no autorizado o la pérdida de esta información puede tener graves consecuencias. La divulgación de este tipo de datos podría afectar potencialmente la funcionalidad o reputación de su empresa.

Los datos críticos sirven como base de una empresa, como la base de un edificio. Si estos cimientos fallan, todo el edificio corre peligro de derrumbarse.

Ejemplos de datos críticos:

• La infraestructura de red y la configuración del sistema son necesarias para las operaciones.
• Planes de respuesta a emergencias
• Bases de datos de clientes
• Planes de continuidad del negocio

Organizaciones que poseen datos críticos:

• Empresas de energía y servicios públicos.
• Bancos y organizaciones financieras.
• Hospitales y proveedores de atención médica.
• Departamentos gubernamentales nacionales y locales
• Empresas de tecnología

Datos regulatorios

Este tipo de clasificación de datos está sujeto a requisitos legales específicos o estándares de cumplimiento de la industria, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA), la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) u otras relacionadas. regulaciones. . Estas regulaciones definen cómo se pueden recopilar, procesar, almacenar y compartir datos. El cumplimiento de estos estándares es necesario para evitar consecuencias legales y garantizar una gestión responsable de los datos.

Los datos regulatorios son como un conjunto de reglas y pautas que todos en una comunidad siguen, como las leyes de tránsito. Uno debe seguir estas pautas para mantener el orden dentro de un entorno particular.

Ejemplos de datos estructurados:

• Información sujeta a las leyes de protección de datos
• Datos relativos a transacciones financieras e información financiera de clientes
• Registros de salud de pacientes, información médica y otros datos relacionados con la atención médica.
• Datos medioambientales y de seguridad laboral
• Información relacionada con servicios telefónicos, incluidos registros de clientes y registros de comunicación.

Organizaciones que recopilan datos regulatorios:

• Bancos, sociedades de inversión y otras organizaciones financieras.
• Hospitales, instalaciones médicas y proveedores de atención médica.
• Empresas de tecnología y comercio electrónico
• Proveedores de telecomunicaciones
• Empresas de energía y servicios públicos.

Preguntas más frecuentes

¿Por qué deberían clasificarse los datos?

Los datos deben clasificarse ya que son una mejor práctica de gestión de datos que refuerza la protección de los activos de datos. La clasificación de datos permite la prevención de datos críticos, evaluaciones de riesgos específicas y la aplicación de medidas de seguridad adecuadas. Además, cumple con las leyes de protección de datos, ayuda a crear políticas de retención de datos y extiende los protocolos de seguridad a la cadena de suministro.

Cómo clasificar datos

Para una clasificación de datos eficaz, los siguientes pasos clave son importantes:

1. Catalogue varios tipos de datos y sus ubicaciones.
2. Establezca niveles de sensibilidad como «Público», «Privado», «Privado» y «Restringido».
3. Desarrollar políticas claras que describan estándares y medidas de seguridad.
4. Utilizar herramientas para la identificación y clasificación automática de datos.
5. Implementar controles para limitar el acceso no autorizado según la clasificación de datos.
6. Proteja los datos confidenciales mediante cifrado.
7. Supervise el acceso y controle el cumplimiento mediante seguimiento y auditoría.
8. Actualice las políticas de intercambio de datos revisándolas y actualizándolas periódicamente.

¿Qué son las herramientas de clasificación de datos?

Las herramientas de clasificación de datos son diferentes soluciones que protegen la seguridad de los datos y el cumplimiento de las regulaciones. Estas herramientas protegen la información confidencial y la propiedad intelectual dentro de su organización. Algunos tipos de herramientas de clasificación de datos son:

• Software de prevención de pérdida de datos (DLP): Protege los datos confidenciales contra el acceso, la divulgación o la filtración no autorizados. Supervisa, detecta y previene la transferencia ilegal de datos confidenciales.
• Herramientas de marcado de metadatos: Agregue etiquetas de metadatos a archivos o documentos para indicar el nivel de sensibilidad y los tipos de clasificación de datos.
• Herramientas de clasificación y descubrimiento de contenidos: Escanee y analice contenido para identificar y clasificar información confidencial mediante coincidencia de patrones y análisis de palabras clave.
• Soluciones de cifrado: Proteja los datos confidenciales aplicando fuertes estrategias de cifrado. Estas herramientas avanzadas clasifican los datos con precisión e implementan métodos de cifrado adecuados para una seguridad óptima.

Línea de fondo

La clasificación de datos es la base de una gestión de datos sólida que respalda todas las demás actividades de gestión de datos. Al clasificar los datos correctamente, su organización puede estar segura de que cada pieza de información se gestiona adecuadamente, lo que aumenta la seguridad, el cumplimiento y la gestión general de los datos.

La clasificación correcta de los datos puede proteger los activos de la empresa y guiarle para mantenerse en el lado correcto de las regulaciones. Hay siete tipos de clasificación de datos: pública, interna, confidencial, restringida, privada, crítica y regulatoria. Cada uno aborda múltiples aspectos de los datos y los diferentes niveles de protección que requieren.

Es importante entender que cada clasificación requiere una estrategia única. Esto implica implementar políticas sólidas y utilizar herramientas adecuadas para mantener los datos seguros. Es un acto de equilibrio entre acceder a los datos y mantenerlos seguros. Por último, una estrategia de gestión de datos bien definida sirve como una sólida defensa contra posibles infracciones. Genera confianza, garantiza el cumplimiento normativo y facilita la gestión eficaz de los datos.

La clasificación adecuada de los datos es sólo una de las muchas mejores prácticas de gestión de datos. Es un paso importante, pero es parte de un panorama más amplio. Lea nuestra guía completa de mejores prácticas de gestión de datos para llevar sus estrategias de gestión de datos al siguiente nivel.